Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tikkapuu Oy ei ole nimennyt erillistä tietosuojavastaavaa, koska sille ei ole tietosuoja-asetuksen mukaista velvollisuutta.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Vuokrahakemuksen yhteydessä

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kiinnostuksen kohteena oleva asunto, toivottu muuttoajankohta sekä ne tiedot, jotka kerrot vapaassa kentässä — esimerkiksi asukkaiden määrä, työ- tai opiskelutilanne ja lemmikit.

Ennen vuokrasopimuksen tekemistä

Henkilötunnus, luottotietomerkinnät, selvitys tuloista tai opiskelupaikasta sekä mahdollinen edellisen vuokranantajan yhteystieto.

Vuokrasuhteen aikana

Vuokrasopimuksen tiedot, vuokranmaksutiedot, vikailmoitukset ja muu vuokrasuhteeseen liittyvä yhteydenpito.

3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

• Hakemusten käsittely ja vuokralaisen valinta. Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (tietosuoja-asetus 6 art. 1 b).
• Vuokrasopimuksen hoitaminen ja yhteydenpito asukkaaseen. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b).
• Luottotietojen tarkistaminen ennen sopimuksen tekemistä. Peruste: oikeutettu etu vuokranantajana varmistaa vuokranmaksukyky (6 art. 1 f) sekä luottotietolaki. Henkilötunnusta käsitellään tietosuojalain 29 §:n nojalla hakijan yksilöimiseksi.
• Kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet. Peruste: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c).

Tietoja ei käytetä markkinointiin. Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profiloi hakijoita — vuokralaisvalinnan tekee ihminen.

4. Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan ensisijaisesti hakijalta itseltään. Luottotiedot hankitaan luottotietorekisteristä, jota ylläpitää Suomen Asiakastieto Oy. Luottotietoja tarkistetaan vain niiltä hakijoilta, joille asuntoa ollaan tarjoamassa, ei kaikilta hakemuksen jättäneiltä.

5. Kenelle tietoja luovutetaan

Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• taloyhtiölle ja isännöitsijälle siltä osin kuin asuminen sitä edellyttää, esimerkiksi asukasluetteloa ja avainhallintaa varten
• kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
• perintätoimistolle tai tuomioistuimelle, jos vuokrasaatava jää maksamatta
• viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Hylätyt ja peruuntuneet hakemukset: enintään kuusi kuukautta hakemuksen jättämisestä, minkä jälkeen ne poistetaan.
• Vuokrasopimus ja siihen liittyvät tiedot: vuokrasuhteen ajan ja kymmenen vuotta sen päättymisestä, koska saatavat vanhentuvat tässä ajassa.
• Kirjanpitoaineisto: kuusi vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
• Luottotietoraportit: hävitetään heti, kun vuokralaisvalinta on tehty.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia tietoja, ja saada niistä jäljennös
• pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa siirrettäväksi

Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen info@tikkapuu.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista.

Jos katsot, ettemme käsittele tietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

8. Tietojen suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään salasanasuojatuilla käyttäjätileillä ja paperiset asiakirjat lukitussa tilassa. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Luottotietoraportteja ja henkilötunnuksia ei säilytetä sähköpostissa.

9. Evästeet ja verkkosivujen käyttö

Sivusto ei käytä evästeitä, kävijäseurantaa eikä analytiikkaa. Palvelimelle tallentuu teknisistä syistä lokitieto käynnistä: IP-osoite, ajankohta ja haettu sivu.

Sivuston kirjasimet ladataan Google Fonts -palvelusta, jolloin selaimesi IP-osoite välittyy Google LLC:lle. Muuta tietoa ei siirry.

Asuntojen osoitteet ovat linkkejä Google Mapsiin. Linkki avautuu uuteen välilehteen vasta kun klikkaat sitä, ja tuolloin sovelletaan Googlen omaa tietosuojakäytäntöä.

Hakemuslomake ei lähetä tietoja mihinkään palvelimelle: se avaa oman sähköpostiohjelmasi valmiiksi täytetyllä viestillä, jonka lähetät itse.

10. Muutokset tähän selosteeseen

Selostetta voidaan päivittää, jos toimintatapamme tai lainsäädäntö muuttuu. Viimeisimmän päivityksen ajankohta näkyy sivun yläreunassa.